Bagaimaca Cara Setting Jam Kerja?

Jam kerja digunakan sebagai acuan untuk perhitungan rekapitulasi jam kerja pegawai. Jenis jam kerja dibedakan menjadi “purna waktu”/ “full time” dan “paruh waktu” / “shift time”. Jam kerja bisa dibuat per masing-masing bagian atau divisi atau sesuai dengan keinginan dan diatur pada masing-masing pegawai.

Input Jam Kerja Melalui Web dash.smartpresence.id

image cara ubah jam kerja pegawai

Smartpresence memiliki pengaturan jam kerja yang sangat fleksibel. Namun untuk itu perlu waktu yang sedikit lebih lama untuk melakukan setting awal “Jam Kerja”. Berikut adalah tahapan-tahapannya.

Tahap 1

Tahapan pertama yang perlu dilakukan adalah membuat nama dari jam kerja tersebut misalnya Jam Kerja Koki, Jam Kerja FO dan Jam Kerja Managemen dimana ketiganya punya jam masuk dan pulang yang berbeda-beda. Penamaan ini nantinya juga berguna untuk membatasi tukar shift contohnya Koki tidak akan bisa melakukan tukar shift dengan FO karena pada sistem sudah ditempatkan pada jam kerja yang berbeda.

  1. Klik tambah data lalu akan muncul tampilan seperti dibawah.
    input jam kerja

    • Jam Kerja: isi dengan nama dari jam kerja.
    • Jenis: digunakan untuk menentukan jenis jam kerja yaitu: shift/paruh waktu dan full time/purna waktu. Kedua jam kerja tersebut memiliki perlakuan yang berbeda.
    • Digunakan: data diatas kedepannya akan digunakan pada menu Jam Kerja Pegawai dan Jadwal Shift. Dengan memberi nilai “Iya” pada kolom tersebut maka data yang dibuat itu akan tampil saat setting Jam Kerja Pegawai atau Jadwal Shift. Begitu pula sebaliknya.
  2. Setelah Selesai klik simpan parameter ekspor. hasilnya seperti gambar dibawah
    input jam kerja 2
  3. Icon delete digunakan untuk menghapus data. Icon digunakan untuk melakukan perubahan atau koreksi pada data. Icon  pensil hitam 2 Akan dijelaskan pada Tahap 2.

Tahap 2

Tahap Kedua adalah membuat detil jam kerjanya. Ada dua jenis jam kerja yaitu paruh waktu dan purna waktu dimana mendapatkan perlakuan yang berbeda. berikut penjelasannya:

Paruh Waktu/Shift

  1. langkah pertama adalah klik icon pensil hitam 2 pada “Jam kerja Shift FO” lalu akan muncul tampilan seperti dibawah
    input jam kerja detail
  2. Pertama yang dilakukan adalah memberi nama untuk jam kerja Shift. Untuk mempermudah penggunaan, digunakan format seperti “NAMA (Jam Masuk – Jam Pulang)” contohnya “Shift Pagi (08:00 – 14:00)”.
    Klik tambah data lalu akan muncul tampilan seperti dibawah.
    input jam kerja shift

    • Nama: berikat nama sesuai dengan format untuk memudahkan input jadwal shift.
    • Kode: sebagai nama singkat dari jam kerja
    • Hari Libur: jika dicentang maka jam kerja akan muncul dan bisa digunakan walau tanggal tersebut adalah hari libur.
    • Berlaku Setiap Hari: bila dicentang maka jam kerja tersebut akan berlaku setiap hari, bila tidak akan muncul tampilan seperti dibawah:
      jam kerja shift pilih hari
      centang hari dimana jam kerja tersebut, contohnya bila hanya berlaku dari Senin sampai Kamis maka beri centang hari Senin, Selasa, Rabu dan Kamis. Dengan demikian jam kerja tersebut hanya akan muncul pada hari Senin sampai Kamis sehingga memudahkan input data.
    • Digunakan: menentukan apakah data dapat digunakan pada menu lainnya atau tidak. Data ini nantinya akan digunakan saat input jadwal shift.
    • Urutan: untuk menentukan urutan berapa data tersebut berada, bila tidak ingin diurutkan beri angka nol “0”.
    • tambah detail untuk menambahkan detail data seperti gambar dibawah:
      tambah detail part 2

      • Berlaku Mulai: menentukan kapan waktu kerja tersebut mulai digunakan/berlaku.
      • Waktu Kerja: digunakan untuk menentukan jam masuk dan jam pulang dari jam kerja tersebut (dalam hal ini “Jam Kerja Pagi (08:00 – 14:00)”)
      • Waktu Istirahat: digunakan untuk menentukan jam mulai istirahat dan jam selesai istirahat. Perlu diingat bahwa menambahkan waktu istirahat akan mengurangi total jam kerja secara otomatis sehingga bila terbiasa menghitung total jam kerja tanpa dipotong jam istirahat maka sebaiknya Waktu Istirahat tidak diisi.
      • icon digunakan untuk menghapus detail.
  3. Setelah selesai tekan tombol simpan parameter ekspor untuk menyimpan data. Untuk membatalkan klik kembali untuk membatalkan. Setelah klik Simpan maka akan terlihat seperti dibawah:
    hasil input jam kerja shift

Setelah selesai, ulangi lagi “Tahap 2” untuk memasukkan shift yang lain seperti Shift Sore dan Shift Malam.

Purna Waktu/Fulltime

  1. Lakukan lagi “Tahap 1” namun pada bagian “Jenis” isi dengan Purna Waktu. Contoh seperti gambar dibawah.
    input purna waktu
  2. Klik icon pensil hitam 2 pada “Jam kerja Management” lalu akan muncul tampilan seperti dibawah:
    input jam kerja fulltime
  3. Pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan mulai kapan jam kerja berlaku dan pada hari apa saja jam kerja tersebut berlaku. klik tambah data lalu akan muncul tampilan seperti dibawah.
    buat jam kerja full

    • Berlaku mulai: mulai dari tanggal berapa jam kerja tersebut berlaku.
    • Hari: untuk menentukan Hari, Jam Masuk, Jam Pulan dan Waktu Istirahat. Sebagai contoh, centang hari Senin. Akan muncul tampilan seperti dibawah.
      input jam kerja fulltime harian

      • tanda  tambah digunakan untuk menambahkan jam istirahat. Bila di klik akan muncul tampilan sebagai berikut.
        tambah jam istirahat fulltime

        • Bila tanda tambah di klik lagi maka akan muncul baris jam istirahat yang baru. Untuk menghapus jam istirahat bisa dilakukan dengan cara klik icon tong sampah merah, delete. Perlu diingat bahwa menambahkan waktu istirahat akan mengurangi total jam kerja secara otomatis sehingga bila terbiasa menghitung total jam kerja tanpa dipotong jam istirahat maka sebaiknya Waktu Istirahat tidak diisi.
  4. Inputkan semua hari kecuali minggucontoh seperti gambah dibawah.
    input jam fulltime
    Hari yang tidak dicentang akan dianggap libur
  5. Setelah selesai tekan simpan parameter eksporlalu akan muncul tampilan seperti dibawah
    hasil input jam kerja

    • Klik icon  untuk memperbaiki atau mengoreksi data.
    • Klik icon delete untuk menghapus data.

Input Jam Kerja Melalui Aplikasi Smart Presence Dashboard

Input jam kerja melalui dashboard menggunakan langkah-langkah yang hampir sama dengan melalui web. Perbedaannya hanya pada tampilan. Berikut adalah langkah-langkah input jam kerja melalui Smart Presence Dashboard:

Tahap 1

  1. Buka Aplikasi Dashboard
    dashboard
  2. Pertama klik bagian pojok kanan atas icon menu dashboard cari Data Induk-> Presensi -> Jam Kerja
  3. Bila Jam Kerja sudah di klik akan muncul tampilan seperti dibawah
  4. Klik tanda tambah pada pojok kanan atas untuk menambahkan jam kerja baru. lalu akan muncul tampilan seperti dibawah.
    input fulltime dashboard
    Bisa dilihat dashboard meminta data yang sama seperti pada web.
  5. Bila sudah, pilih tanda rumput tanda rumput pada pojok kanan atas. maka nama akan muncul pada tampilan dashboard
    tampilan dashboard setelah input

Tahap 2

Input Jam Kerja Fulltime

  1. Untuk mulai memasukkan Jam Kerja, Pilih nama jam kerja yang akan dimasukkan data (sebagai contoh fulltime FO). Lalu akan muncul 3 pilihan yaitu Detail, Koreksi dan Hapus
    input jadwal fulltime dashboard
  2. Pilih pilih detail lalu akan muncul tampilan seperti dibawah.
    tampilan fulltime
  3. pilih tanda  tambah untuk menambahkan jam kerja. Tampilannya seperti dibawah
    tampilan awal dashboard input jadwal jam kerja fulltime
  4. Klik tulisan “Berlaku Mulai” lalu akan muncul tampilan untuk memasukkan tanggal. Beberapa Smart Phone Android memiliki tampilan yang berbeda.
    input tanggal berlaku fulltime
  5. untuk memasukkan jam kerja beri centang pada hari Senin seperti pada gambar.
    tampilan input jam kerja fulltime
  6. Bila garis kosong pada “Masuk” dan “Keluar” di klik maka akan muncul tampilan pilih jam seperti dibawah. Tampilan mungkin akan berbeda tergantung dari Smart Phone Android masing-masing.
    input jam kerja fulltime masuk input jam kerja fulltime pulang
  7. Lakukan hal yang sama pada hari-hari yang lain. Bila sudah klik tanda rumput di pojok kanan atas. Akan muncul Tampilan seperti dibawah. Untuk hari Minggu bisa dikosongkan, menandakan bahwa secara teratur hari Minggu adalah hari libur.
    hasil input fulltime
  8. Untuk menambahkan jam istirahat pertama klik tulisan senin (atau dimanapun) lalu pilih “Istirahat”
  9. Klik tambah untuk memasukkan data istirahat. berikut tampilan input istirahat
  10. Bila sudah klik tanda tanda rumput untuk menyimpan jam istirahat. gambar dibawah adalah tampilan setelah jadwal istirahat dimasukkan.

Perlu diingat bahwa menambahkan waktu istirahat akan mengurangi total jam kerja secara otomatis sehingga bila terbiasa menghitung total jam kerja tanpa dipotong jam istirahat maka sebaiknya Waktu Istirahat tidak diisi.

Input Jam Kerja Shift

  1. Ulangi kembali “Tahap 1” . hanya saja pada “Jenis” pilih “Shift”. Contoh seperti gambar dibawah
    tampilan awal jadwal shift dashboard
    pilih tanda rumput untuk menyimpan.
  2. Bila sudah klik Shift FO lalu Pilih Detail.
    pilih shift dashboard
  3. Akan muncul tampilan kosong. Klik tanda tambah untuk memasukkan data jam kerja
    tampilan kosong jam kerja shift buat nama jam kerja shift
  4. Bila sudah akan muncul “Shift Pagi FO” pada list. Klik “Shift pagi FO” lalu Klik pilih detail
    setting jam kerja shift pagi setting jam kerja shift detail
  5. Akan muncul tampilan seperti dibawah. Untuk memasukkan data cukup dengan pilih tulisannya. Perlu diingat bahwa menambahkan waktu istirahat akan mengurangi total jam kerja secara otomatis sehingga bila terbiasa menghitung total jam kerja tanpa dipotong jam istirahat maka sebaiknya Waktu Istirahat tidak diisi.
    jam kerja shift input jam kerja shift
  6. bila sudah selesai klik tanda rumput/centang  tanda rumput pada pojok kanan atas.
  7. ulangi lagi dari nomor 3 untuk input jadwal shift yang lain seperti shift siang dan shift malam.